無料でできるイベント・セミナーの告知方法と御作法

イベントやセミナーの主催者が頭を悩ませることの1つに「どうやって告知し、参加者を集めるか」ということがあります。

「なるべく多くの人に参加してほしい…」
「でも告知にお金はかけられない…」

本記事では、このようなお悩みを解決するために、筆者の経験をもとにイベント・セミナー告知のノウハウを紹介します。

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イベント主催時のタスク

自社で主催イベントを行う際、タスクが多く色々と骨が折れるものです。ざっと思い浮かべるだけでも下記のタスクがあります。

[イベント開催準備]

イベントテーマを考える
登壇者の選定
イベントページ作成
イベント告知
予算管理
リマインドメール送信
アンケート準備
進行表作成（スタッフ用）
タイムスケジュール（参加者配布用）

[イベント当日]

リハーサル
会場準備
参加者の誘導
リハーサル
懇親会の手配
司会進行
レポート作成

[イベント翌日]

フォローアップメール送信
スライド等の共有
サイト掲載（開催報告）

考えただけでも息がつまりそうですね......
この中で、もっとも心配することが集客で、何人申し込みしてくれるか主催者はドキドキしながら参加者数を数時間おきにチェックしているのではないでしょうか。（私は10分置きくらいに確認しています）

イベント関連では以前「企業からイベント協賛費をもらうための提案書と御作法」という記事も書いています。イベント協賛費を企業からもらう際は、ぜひ参考にしてみてください。

イベント告知の鉄則

今回の記事は私がイベントを主催した時に行っている無料の告知方法をご紹介いたします。
今回ご紹介する告知方法は、実際に CPI MEGA MIX2016 を告知した方法のご紹介です。このやり方で定員の130名を超える方に申し込みいただきました。

鉄則１：できるだけ多くの告知施策を行う

まず初めにイベント告知は多くの方の目に触れることが一番です。
そのためには様々な場所にイベント告知が掲載されることで、できるだけ多くの告知施策を行うことが鉄則です。

鉄則２：特設のイベントページを作る

イベント募集ページを「 Doorkeeper 」などのメディアを使い募集するのは良いですが、気合を入れるイベントは特設のイベントページを作ることです。
CPI MEGA MIX では、「特設ページ」と「申し込みページ（ Doorkeeper）」の２つを用意しています。

ソーシャルメディアを使ったイベント・セミナー告知

今や当たり前となりました、ソーシャルメディアでの告知です。弊社の場合は Facebook、Twitter、LINE@ の運用をしています。
ソーシャルメディアの発信で気をつけたいことは、そのソーシャルメディアに合わせた発言をすることです。

Facebook、Twitter、LINE@が同じ文言で発言することは避け、それぞれのソーシャルメディアの特性にあった発言を心がけてください。

<<Facebook投稿例>>

みなさんこんにちは、CPI の阿部です。本日はイベントのお知らせです。
昨年度開催し人気だった CPI MEGAMIX を今年も開催します！！

http://www.shared-blog.kddi-web.com/mega-mix2016/

CPI MEGAMIX は「セミナー」と「交流会」を目的とし開催します。
セミナーでは明日から使える「 Web 制作に必要な知識」を厳選してお伝えします。

交流会での主役はみなさんです。クラフトビールと軽食をご用意しておりますので、美味しいビールを片手に Web 制作者の輪を広げましょう！

7月23日 13時〜
参加費：無料
場所：東京 ( KDDI ウェブコミュニケーションズ 6F)

皆様の参加スタッフ一同お待ちしております m( _ _ )m

CPI の Facebook ファンページに対する「いいね」数は当時810ですが、広告を使わずにリーチ数が2261件でした。
Facebook は柔らかすぎず固すぎない、企業という立場を心がけながら、人が発言しているように発信することが重要です。
（Facebook投稿のリンク）

<<Twitter投稿例>>

（イベント告知）7月23日に、昨年好評だった CPI MEGA MIX を今年も開催します!! 参加費は無料でクラフトビールも出ます !! 皆様の参加お待ちしております!! http://www.shared-blog.kddi-web.com/mega-mix2016/

Twitter からの流入は全体のアクセス数の1%でしたので、あまり参考にならないかもしれませんが、Facebook よりもフレンドリーな体裁で大丈夫です。
もう少し柔らかい発言でも良かったかもしれませんね。
（Twitter投稿のリンク）

ここで1つポイントですが、ソーシャルでの発信は自社のフォロアーだけを狙った発信ではありません、それを見た方がシェアしていただけるのも考慮して発信する必要があります。

このシェアしてもらえるかがポイントですが、運を天に任せて発信するだけですと少し弱いです。
ではどうしたら、業界で有名なあの人にシェアしてもらえるか、少し考えたら分かりますよね？（笑）ブログではちょっとココの発言は控えさせていただきます。
オフラインセミナーイベントで話す機会がありましたら話したいと思います。